Verfahrensangaben

Investitionskosten, Wartungsgebühren für 36 Monate, optional in Anspruch genommene Schulung für 3 Personen, optional in Anspruch genommene Servicepauschale für Konfigurationsänderungen und Patchmanagement (gerechnet auf 36 Monate)

1. Konzeptbewertung
a) Erfüllung folgender Anforderungen
- Arbeitszeitfaktor
- Rollenzuweisung
- Freigabeworkflow
- Auswertungen
- Aktendigitalisierung
- Fidelis-Schnittstelle
- Easysoft-Schnittstelle
- Schnittstelle zum MD-Portal
b) Schlüssigkeit des Gesamt-Konzeptes
c) Kontaktaufnahme zu Herstellern der anzubietenden System
d) Zeitplanung
e) Service Level Agreement (IT-Vertrag)

2. Präsentation des Gesamt-Konzeptes beim Verhandlungsgespräch
a) Intuitive Gestaltung des Software-Aufbaus
b) Orientierung der Software-Nutzung an prozessualen Abläufen
c) Verständliche und selbsterklärende Benennung der Menüpunkte
d) Performante Software
e) Übersichtliche Darstellung
f) Individuelle Möglichkeiten bei Administration
g) Steuerung der Berechtigungen

Einfache Bedienung, Übersichtlichkeit & Integrationsmöglichkeiten in die
bestehenden Abläufe und IT-Systeme des DLC Informationstechnologie sowie Erkennung von Anwendungen

I Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

1. Gewerbean- bzw. ummeldung:
Der Bewerber hat je nach Art der Dienstleistung und der Rechtsform mit seinem Angebot das entsprechende Dokument vorzulegen.

2. Handelsregisterauszug bzw. Eintragung Berufs- bzw. Handelsregister:
Ist der Bewerber eine juristische Person, hat er mit seinem Angebot einen Handelsregisterauszug oder einen den Rechtsvorschriften seines Heimatstaates entsprechenden Nachweis vorzulegen.

3. Eintragung in der Handwerksrolle (Handwerkskarte) bzw. bei der Industrie- und Handelskammer:
Ist der Bewerber zur Eintragung in der Handwerksrolle (Handwerkskarte) bzw. bei der Industrie- und Handelskammer verpflichtet, hat er mit seinem Angebot die entsprechenden Unterlagen dazu vorzulegen.

Die vorgenannten Auskünfte sind mit dem Teilnahmeantrag zu erklären.
Werden einzelne oder alle Formulare nicht vorgelegt, unvollständig ausgefüllt oder nicht ordnungsgemäß unterschrieben, gelten die Eignungskriterien als nicht erfüllt.
Werden die Leistungen von einer Bieter- /Arbeitsgemeinschaft angeboten, sind die Auskünfte gemäß vorstehenden Ziffern für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären.
Will sich der Bewerber bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die Auskünfte auf Verlangen auch von Dritten abzugeben.

II Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit - Gesamtumsatz und Umsatz bezogen auf die Leistungsart

1. Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren

Der Bewerber wird gebeten, den Gesamtumsatz des Unternehmens der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ausgehend vom Jahr der Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung als Eigenerklärung anzugeben.

Sofern das Unternehmen noch nicht über drei abgeschlossene Geschäftsjahre verfügt (z. B. bei Neugründungen), sind die verfügbaren Umsatzzahlen sowie - falls vorhanden - Prognosen oder Planwerte anzugeben.

2. Umsatz bezogen auf die Leistungsart

Der Bewerber wird gebeten, den Umsatz bezogen auf die Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre ausgehend vom Jahr der Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung als Eigenerklärung anzugeben, Angabe siehe Formular 124_LD Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen.

Die vorgenannten Auskünfte sind mit dem Teilnahmeantrag zu erklären.
Werden einzelne oder alle Formulare nicht vorgelegt, unvollständig ausgefüllt oder nicht ordnungsgemäß unterschrieben, gelten die Eignungskriterien als nicht erfüllt.
Werden die Leistungen von einer Bieter- /Arbeitsgemeinschaft angeboten, sind die Auskünfte gemäß vorstehenden Ziffern für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären.
Will sich der Bewerber bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die Auskünfte auf Verlangen auch von Dritten abzugeben.

III Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit - Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung

1. Als Eigenerklärung sind die Angaben zum Umsatz des Unternehmens, Leistungen betreffend, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (siehe Formular 124_LD Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen), vorzulegen.

Wird die Eigenerklärung nicht vorgelegt oder ist unvollständig ausgefüllt, gilt das Eignungskriterium als nicht erfüllt.

2. Der Bewerber hat mit dem Teilnahmeantrag einen aktuellen Nachweis über eine bestehende Betrieb- / Berufshaftpflichtversicherung vorzulegen, die den Anforderungen des ausgeschriebenen Auftrags entspricht.

Der Nachweis muss folgende Angaben erfüllen:
- Die Versicherung muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe bestehen und den relevanten Tätigkeitsbereich abdecken.
- Die Deckungssummen müssen mindestens folgende Werte erreichen:
> für Personen- / Sachschäden: mind. 2 Mio. EUR je Schadensfall
- Die Bescheinigung darf nicht älter als 12 Monate sein.
- Sofern die geforderten Deckungssummen aktuell nicht erreicht werden, ist eine verbindliche Erklärung des Versicherers vorzulegen, dass die Deckungssummen im Auftragsfall angepasst werden.

Der Nachweis kann erfolgen durch:
- eine Versicherungsbestätigung des Versicherers
- eine Kopie des Versicherungsscheins,
- oder eine Deckungszusage für den Fall der Zuschlagserteilung.

Wird der Nachweis nicht vorgelegt, ist älter als 12 Monate ab Ausstellungsdatum oder erfüllt die Versicherung die Mindestanforderungen nicht, gilt das Eignungskriterium als nicht erfüllt.

Die vorgenannten Auskünfte sind mit dem Teilnahmeantrag zu erklären.
Werden einzelne oder alle Formulare nicht vorgelegt, unvollständig ausgefüllt oder nicht ordnungsgemäß unterschrieben, gelten die Eignungskriterien als nicht erfüllt.
Werden die Leistungen von einer Bieter- /Arbeitsgemeinschaft angeboten, sind die Auskünfte gemäß vorstehenden Ziffern für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären.
Will sich der Bewerber bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die Auskünfte auf Verlangen auch von Dritten abzugeben.

IV Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit - Unbedenklichkeitsbescheinigungen

1.. Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkassen:
Der Bewerber erklärt, dass die entsprechenden Beiträge (Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung) gezahlt wurden.
Der entsprechende Nachweis ist mit seinem Angebot vorzulegen.

2. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen:
Der Bewerber hat mit seinem Angebot das entsprechende Dokument vorzulegen.

3. Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers mit Angaben der Lohnsummen:
Ist der Bewerber zur Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft verpflichtet, hat er mit seinem Angebot eine entsprechende Mitgliedsbescheinigung vorzulegen.

Die vorgenannten Auskünfte sind mit dem Teilnahmeantrag zu erklären.
Werden einzelne oder alle Formulare nicht vorgelegt, unvollständig ausgefüllt oder nicht ordnungsgemäß unterschrieben, gelten die Eignungskriterien als nicht erfüllt.
Werden die Leistungen von einer Bieter- /Arbeitsgemeinschaft angeboten, sind die Auskünfte gemäß vorstehenden Ziffern für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären.
Will sich der Bewerber bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die Auskünfte auf Verlangen auch von Dritten abzugeben.

V Technische und berufliche Tätigkeit - Referenzliste

Der Bewerber hat eine Referenzliste (siehe Datei "Teilnahmeantrag" einzureichen, die seine fachliche Leistungsfähigkeit belegt.

Gefordert werden mindestens drei Referenzen der realisierten Installationen in Krankenhäusern aus den letzten drei Jahren, die hinsichtlich Art und Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind.

Die vorgenannten Auskünfte sind mit dem Teilnahmeantrag zu erklären.
Werden einzelne oder alle Formulare nicht vorgelegt, unvollständig ausgefüllt oder nicht ordnungsgemäß unterschrieben, gelten die Eignungskriterien als nicht erfüllt.
Werden die Leistungen von einer Bieter- /Arbeitsgemeinschaft angeboten, sind die Auskünfte gemäß vorstehenden Ziffern für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären.
Will sich der Bewerber bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die Auskünfte auf Verlangen auch von Dritten abzugeben.

VI Technische und berufliche Tätigkeit - Liste der qualifizierten Fachkräfte

Der Bewerber wird gebeten, die Liste (siehe Datei "Teilnahmeantrag, Tabellenblatt 3 Liste MA" der für die Ausführung des Auftrags vorgesehenen qualifizierten Fachkräfte vollständig auszufüllen.

Gefordert werden mindestens drei qualifizierte Mitarbeiter, die beim geplanten Projekt vorgesehen sind.

Anzugeben sind insbesondere:
- Name bzw. Funktionsbezeichnung der eingesetzten Fachkraft
- Berufliche Qualifikation (z. B. Ausbildung, Titel, Zertifikate)
- Relevante Berufserfahrung in Jahren
- Projekterfahrung in vergleichbaren Leistungen
- Rolle im vorgesehenen Projekt

Die vorgenannten Auskünfte sind mit dem Teilnahmeantrag zu erklären.
Werden einzelne oder alle Formulare nicht vorgelegt, unvollständig ausgefüllt oder nicht ordnungsgemäß unterschrieben, gelten die Eignungskriterien als nicht erfüllt.
Werden die Leistungen von einer Bieter- /Arbeitsgemeinschaft angeboten, sind die Auskünfte gemäß vorstehenden Ziffern für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären.
Will sich der Bewerber bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die Auskünfte auf Verlangen auch von Dritten abzugeben.

VII Technische und berufliche Tätigkeit - Qualitätsmanagement ISO-Zertifizierung

1. Der Bewerber wird aufgefordert, ein gültiges Zertifikat nach DIN EN ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagementsystm - ISMS) vorzulegen.

Das Zertifikat muss folgende Anforderungen erfüllen:
- Es muss von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle ausgestellt sein.
- Es muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig sein.
- Es muss den Geltungsbereich (Scope) enthalten, der die ausgeschriebene Leistung abdeckt.
- Es muss Angaben zur Zertifikatsnummer, zum Ausstellungsdatum und zum Ablaufdatum enthalten.

Sofern kein Zertifikat nach DIN EN ISO 27001 vorliegt, kann der Auftraggeber - sofern in den Vergabeunterlagen vorgesehen - gleichwertige Nachweise zulassen (z. B. TISAX, BSI-Grundschutz-Zertifikat).
Die ist jedoch ausdrücklich vom Auftraggeber abhängig.

2. Bei Cloud-Lösungen: C5-Testat

Bei Einsatz einer Cloud Lösung ist vom Bewerber ein gültiges C5 Testat (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorzulegen.

Das Testat muss folgende Anforderungen erfüllen:
- Es muss ein aktuelles C5 Testat gemäß dem jeweils gültigen C5 Katalog (z. B. C5:2020) sein.
- Es muss von einem unabhängigen, qualifizierten Wirtschaftsprüfer oder einer entsprechend akkreditierten Prüfstelle erstellt worden sein.
- Der Geltungsbereich (Scope) muss die angebotene Cloud Dienstleistung vollständig abdecken.
- Das Testat muss Angaben zu Prüfzeitraum, Prüfer, Ergebnis und bestehenden Feststellungen enthalten.
- Das Testat muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig sein.

Sofern kein C5 Testat vorliegt, können - nur wenn in den Vergabeunterlagen ausdrücklich zugelassen - gleichwertige Nachweise eingereicht werden (z. B. ISO 27017/27018, SOC Berichte).
Die Entscheidung über die Gleichwertigkeit obliegt dem Auftraggeber.

Die vorgenannten Auskünfte sind mit dem Teilnahmeantrag zu erklären.
Werden einzelne oder alle Formulare nicht vorgelegt, unvollständig ausgefüllt oder nicht ordnungsgemäß unterschrieben, gelten die Eignungskriterien als nicht erfüllt.
Werden die Leistungen von einer Bieter- /Arbeitsgemeinschaft angeboten, sind die Auskünfte gemäß vorstehenden Ziffern für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären.
Will sich der Bewerber bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die Auskünfte auf Verlangen auch von Dritten abzugeben.

VIII Weitere Dokumente, die mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden müssen

1. Erklärung Bezug zu Russland:
Die Erklärung des Bewerbers, dass er nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (Sanktionen VO) genannten Unternehmen oder Personen mit Russlandbezug gehört.
Gehört der Bewerber einer Gruppe von Unternehmen an, hat er mit seinem Angebot zu erklären, dass dies auch nicht auf die verbundenen Unternehmen zutrifft.

Fehlt diese Eigenerklärung oder erklärt da Unternehmen eine Zugehörigkeit zu oben genannter Verordnung, gilt dieses Eigungskriterium als nicht erfüllt.

2. Teilnahmeantrag:
Der Teilnahmeantrag ist vollständig und fristgerecht einzureichen, siehe Datei "Teilnahmeantrag, Tabellenblatt 1 Teilnahmeantrag".

Alle geforderten Angaben, Nachweise und Unterlagen (insbesondere Anbieterinformationen, Referenzliste und Liste Mitarbeiter) sind dem Teilnahmeantrag beizufügen.

Anbieterinformationen (siehe Datei LV_01, Tabellenblatt Anbieterinformationen):
- Name des Unternehmens und Kontaktdaten
- Beschreibung des Produktportfolio
- Name des angebotenen Produktes
- Jahresumsatz
- Jahresumsatz im Bezug auf digitale Personalakten
- Anzahl der Mitarbeiter
- Anzahl der Mitarbeiter, die für digitale Personalakten zuständig sind
- Gründungsjahr und -land
- Sitz der Unternehmenszentrale
- Sitz der zu Koblenz am nähesten gelegenen Zweigstelle
- Zahl der Installationen (Krankenhäuser)

3. Bieter- / Arbeitsgemeinschaft:
Bieter- / Arbeitsgemeinschaften sind zugelassen.

Sie haben mit dem Teilnahmeantrag folgende Formulare vorzulegen:
- Formular 233 Verzeichnis Nachunternehmerleistungen, wenn wesentliche Teile der Leistung durch andere Unternehmen ausgeführt werden.
- Formular 234 Erklärung Bieter- / Arbeitsgemeinschaft als Gemeinschaftserklärung mit Angabe des bevollmächtigten Mitglieds, das die Gemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und dass alle Mitglieder im Auftragsfall gesamtschuldnerisch haften.
- Formular 235 Verzeichnis der Leistungen / Kapazitäten anderer Unternehmen als Beschreibung der Aufgaben- und Leistungsanteile der einzelnen Mitglieder.

Jedes Mitglied der Gemeinschaft hat die für Einzelbewerber geforderten Eingungsnachweise mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen, insbesondere
- Nachweise zur Berufsausübung (Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Handwerksrolle)
- Nachweise der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (Versicherungsdeckung, Umsätze, Unbedenklichkeitsbescheinigungen)
- Nachweise der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Referenzen, Personalqualifikation)

Die Bieter- / Arbeitsgemeinschaft hat klarzustellen, welche Leistungen durch die Gemeinschaft selbst und welche ggf. durch Subunternehmer erbracht werden sollen.

Wird die Erklärung nicht vorgelegt oder ist sie unvollständig, kann der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt werden.

Das Fehlen einzelner Eignungsnachweise eines Mitglieds führt dazu, dass die gesamte Gemeinschaft als nicht geeignet gilt.

4. Eigungsanleihe:
Der Bewerber hat mit dem Teilnahmeantrag das Formular 236 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen vorzulegen, sofern er sich zur Erfüllung der Eignung auf die Kapazitäten anderer Unternehmen stützt.

Die Erklärung muss folgende Anforderungen erfüllen:
- Das andere Unternehmen muss sich rechtsverbindlich verpflichten, dem Bewerber die erforderlichen Mittel (Personal, Geräte, Fachkunde, finanzielle Mittel) zur Verfügung zu stellen.
- Die Erklärung muss vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich unterschrieben sein.
- Der Bewerber bleibt für die Leistungserbringung gesamtverantwortlich.

Wird die Verpflichtungserklärung nicht vorgelegt oder ist sie unvollständig, gilt die Eignung als nicht nachgewiesen.

Die vorgenannten Auskünfte sind mit dem Teilnahmeantrag zu erklären.
Das Fehlen einzelner Eignungsnachweise eines Mitglieds führt dazu, dass die gesamte Gemeinschaft als nicht geeignet gilt.